中途半端なIT活用はむしろ非効率では…？

勤め先の塾(アルバイトだが)は、生徒の履修登録等がすべてIT化されており、
社内グループウェアからのリンクで簡単に使えるようになっている。
このシステムのおかげで、授業を受ける生徒のリストアップなども簡単にできるようになっている。
生徒が授業にでれなくなったりした際も、数クリックで日程を変更したりすることができる
優れものだ。

ただそんな優れものが導入されているはずの塾でトラブルが起きた。
履修変更登録が正常にされていなかったというもの。
システムそのものはすべて従業員しか触れないようになっており、
履修変更が必要な際に生徒は申請書にその旨を書き、従業員に提出することになっている。
従業員は、それを見てシステムに登録を反映させる。
だが、その反映作業が中途半端な状態になっており、
反映されていなかったのだ。
システムベースで受講を管理し、請求につなげているので、
授業料の不正請求などにもつながりかねない事象。
結局、これから気をつけましょうということで終わったのだが、
どうも単なるトラブルとして片付けるにはもったいないと思った。

情報技術の活用で、人を面倒・煩雑な作業から解放し、効率を上げ、本来考えるべきことに人がリソースをさけるように支援することが可能である。
しかし、中途半端な活用。現場の声をフィードバックしないシステム。これではむしろ業務効率が下がるだけだ。
今回の一件だって、生徒自身にシステムに入力させ(登下校管理システムは生徒自身でログイン・ログアウトするようになっている)、それを従業員が承認する作業を行うだけにすればよかったのではないか。
せっかくシステム化したのに未だに紙の申請書を使っているなんてナンセンスだし、誰が作業した・しなかったの言い合いになることもなかろう。
また、授業を受けた後のチェックテストの出力も、申請書を見ながらエクスプローラーでファイルをがさごそあさって印刷して渡すだなんてバカらしくてあきれてしまった。
それこそMS-OfficeのAccess程度であってもその手の申請システムなら数週間で組みあげれるだろう。
生徒に入力させ、従業員は一覧を確認し、一気に出力してしまえばいいのだ。

申請書のやりとりも生徒とのコミュニケーションの場だと言ってしまうのならそれまでだが、現状では、従業員がシステムに足をすくわれているも同然だ。
せっかく良いものを持っているのだからそれを改善する努力はしてほしいものだ。

もっともネットワーク設備の管理でてんてこ舞いなあの情報システム部門では限界もありそうだが…